Skanning av bilag

Skanne-prosessen og forberedelser i Agro Økonomi

Skannere har mange ulike valg for innstillinger alt ettersom hva man ønsker av kvalitet og automatisering. Vær oppmerksom på at høy kvalitet kan gi store filer. Prøv derfor å finne en optimal innstilling med hensyn til både kvalitet og størrelse.
De fleste skannere har funksjoner for å sette opp faste jobber, slik at man f.eks. kan ha en fast innstilling og fil-sti for hver enkelt regnskapsklient. Ta kontakt med leverandøren av skanneren for å finne ut hvilke muligheter din skanner har.

Bilag som skal skannes for bokføring i Agro Økonomi skal være i pdf-format og lagres i Agro6\Arkiv\Arkivklientnummer\Dokumentimport\2016 (det årstall som bilagene hører hjemme i).
Dersom denne mappen ikke finnes, kan man gjøre følgende for å opprette den:
Velg aktuell klient og gå til Bokføring.

                  

1. Velg ønsket bilagsserie. Vi har ikke lagt opp til noen standard bilagsserie for skannede bilag, så her er det fritt valg.
2. Klikk ”Importere...”                                    
3. Huk av for Skannede bilag
4. Når du klikker på den OK-knappen får du opp et nytt bilde som lar deg hente dokumenter fra disk eller fra dokumentsenter på web:

5. Første gang du velger 'Hent nye fra disk' opprettes mappen Dokumentimport\2016 (det regnskapsåret du har valgt), og du kan starte skanningen til denne mappen
6. Du kan også velge å hente dokumenter fra vårt dokumentsenter på web. Da må du først laste opp regnskapsdata til web, under menyvalg Regnskap | Avslutning -> Periodeavslutning. Da opprettes en egen innboks for din klient på adressen agro24.no. Les mer om det her.

Når du så har skannet dokumenter til disk eller dokumentsenter, er du klar for:

Dokumentimport og bokføring i Agro Økonomi

Gjør prosedyren som er forklart i punkt 1-4 over, og hent skannede dokumenter fra disk eller dokumentsenter
7. Klikk ”Start bokføring".

Nå åpnes det første bilaget i et eget vindu og et nytt bilag blir automatisk opprettet i bokføringsbildet.

Det er hensiktsmessig å bruke en to-skjerm løsning, der man flytter vinduet med bilaget over på den ene skjermen og beholder Agro Økonomi på den andre. Rutinen blir da å lese bilaget på den ene skjermen og registrere bilaget i Agro Økonomi på den andre skjermen. Når man er ferdig med å registrere første bilag og lagrer dette, vil neste bilag i dokument-køen dukke opp, og et nytt bilag blir opprettet og er klart til registrering.

Tanken er at det skal være lettvint med en slik flyt i bilagsregistreringen. Men det er noe man må passe på når man henter inn mange bilag på en gang:

Hvis det dukker opp et bilag som man ikke ønsker å bokføre akkurat nå, kan man bruke knappen ”Fjern dokument”.
Man får da opp et spørsmål: "Ønsker du å flytte dette dokumentet tilbake til dokumentimport området?"
Klikker man Ja her, blir dette dokumentet flyttet tilbake til mappen den kom fra, og man kan importere det ved en senere anledning. 
Klikker man Nei, vil dokumentet bli stående i skjermbildet (fungerer som Avbryt).

Nede til høyre i bildet som viser dokumentet finnes knappen  ”Lukk”. Hvis du må avbryte bilagsføringen før alle de merkede dokumentene er bokført, kan du bruke denne.
Når du vil fortsette bokføringen, vil du finne igjen de importerte (men ikke-bokførte) dokumentene ved igjen å gå til Bokføring, klikke Importere, huke av for Skannede bilag og klikke OK. Da finner du igjen de tidligere importerte, men ikke bokførte dokumentene her:

Legg merke til at man kan flytte bilag mellom år, og opp og ned i listen, før man velger Start bokføring.

 Bilag som består av flere sider/dokumenter
Alternativ 1: Flere siders bilag skannes separat, og man stiller inn skanneren for å lagre alle sidene som ett dokument (èn fil).
Alternativ 2: Når man kommer til et bilag med flere sider, henter man inn side1, fører bilaget og lagrer. Side 2 vil nå dukke opp som forslag til neste bilagsnr. Fjern dokumentet (dvs. at det flyttes tilbake til dokumentimport-mappen). For å slippe å huske på at man senere skal importere s.2, avbryter man nå bilagsføringen, ved å klikke "Lukk". Korriger sist lagrede bilag og hent inn dokumentet som inneholder bilagets s.2. (Se beskrivelse under for henting av dokumenter til allerede lagrede bilag).
Deretter kan man fortsette bilagsføringen, som forklart over (siste skjerm-dump).

Vis (og hent) dokument
Hvis man ønsker å se dokumentene som er knyttet til et bilag, markerer man bilaget og klikker på ”Vis dokument..”  til høyre i skjermbildet. Man får da en visning av dokumentet i samme dokumentleser som da man importerte dokumentene.
Nederst i vinduet som viser dokumentet, finner man knappen "Hent dokument". Den kan brukes for å hente inn flere dokumenter som skal knyttes til dette bilaget.
Man kan også benytte denne rutinen for å hente skannede dokumenter til bilag som ikke har noe tilknyttet dokument fra før.

Om dokumentleseren
Det vinduet som dokumentene vises i er en dokumentleser basert på Adobe Reader.
Vindustittel er ”Dokumentasjon for bilag  xxxxx”. 
På verktøylinjen finner man ikoner for generell behandling av dokumentet (uavhengig av Agro Økonomi).
Det er bl.a. Skriver, Lagring, Bla-knapper, Forstørring/ forminsking og knapp for å vise dokumentet innenfor hele skjermen eller deler av skjermen:

Bruk gjerne disse knappene for å få visningen best mulig tilpasset dine behov.