Dokumentsenter - oppstart og menyvalg

I dokumentsenteret kan man samle alle digitale regnskapsbilag på ett sted. Bilag kan sendes inn til bilagsmottaket, registreres, konteres og eventuelt betales før de bokføres i regnskapet. I tillegg fungerer dokumentsenteret som et oppslag for elektroniske bilag.

Oppstart dokumentsenter:

1. Sjekk at lisenshavers org.nr. er registrert i kontaktinformasjonen på "Startsiden"
2. Sjekk at klientens org.nr. er registrert
3. Legg inn bankkontonr. under Agro | Oppsett -> Bankkonti
4. Hvis du skal ha remittering:
   Slå på 'post mot post' under Agro | Oppsett -> Post mot post/Bank
5. Start opp Dokumentsenter fra venstremenyen. Neste gang du skal inn på dokumentsenteret velger du om du vil starte fra menyen her eller fra www.agro24.no.

Alle klienter får sin egen unike e-postadresse til bilagsmottaket når "Dokumentsenter" aktiveres. E-postadressen blir automatisk selskaps-/klientnavnet med @ebilag.com som domene. Kontakt support dersom denne adressen skal endres (domenet @ebilag.com kan ikke endres). E-postadressen kan oppgis til ens leverandører slik at man kan motta faktura direkte inn i bilagsmottaket. Gjør avsender oppmerksom på at filene må være i PDF, JPG, eller PNG-format. 

Det er også mulig å motta EHF-fakturaer. EHF (Elektronisk Handelsformat Faktura) gjør bilagsregistreringen betydelig enklere da inngående faktura kommer ferdig utfylt i bilagsmottaket. For å kunne motta EHF går man til menyvalget "Tilleggstjenester" og huker av for "EHF". Da blir man registrert i ELMA-registeret og dine leverandører kan sende deg EHF-faktura.

Hvordan få dokumenter inn i bilagsmottaket

Dokumenter kan enten sendes inn til bilagsmottaket via e-postadressen eller lastes opp direkte. Trykk da på "Last opp". Her kan man også velge å dele opp dokumenter om det skulle være behov for dette. Via denne funksjonen har man også en dra og dropp funksjon.

EHF-fakturaer blir automatisk lagt inn i bilagsmottaket.

Alle bilag som sendes/lastes inn får et “registreringsnummer” - <Ikke bokført…>. Det følger “bilaget” inntil det bokføres. Med blyanten kan man endre selve teksten/benevningen på bilaget om man ønsker.

 

Valg og menyer i Bilagsmottaket

Søk og filtrering

Fritekstsøk - søker i diverse felter - det være seg tall eller ord/navn.

Trykker man på ikonet til høyre får man opp visningsvalg relatert til betaling.

Aktivere flere menyer

For å aktivere for selve bilagshåndtering, kan man eksempelvis markere en eller flere skannede bilag. “Registrer bilag”, “Slå sammen” og handlingsknappen med flere menyer blir aktivert og tilgjengelig.

Registrer Bilag

For en mer effektiv måte å registrere bilag fortløpende er funksjonen “REGISTRER BILAG” tilgjengelig.

Marker bilagene og velg “REGISTRER BILAG”.

Man får da opp følgende menyer:

Her vil man se hvor mange skannede bilag man har valgt å håndtere. Er ikke sider slått sammen (faktura med mer enn én side), kan man nå gjøre det raskt før man begynner selve føringen. Er det skannede bilaget ikke en EHF-faktura, vil man her kunne velge bilagstype, “Leverandørfaktura- enkel føring” vil stå som standard valg.

Vedlegg

Denne fanen gir deg mulighet til å legge til flere sider til føringen du holder på med.

Er det likevel ikke ønskelig å føre bilaget kan man velge LEGG TILBAKE - og bilaget vil bli lagt tilbake til Bilagsmottaket. 

Husk at SLETT er slett, det er ingen angre eller hent tilbake funksjon.

Når man har ført et bilag, vil neste automatisk bli tilgjengelig.

Slå sammen

Er det skannet/sendt inn f.eks en faktura bestående av mer enn en side, kan det være aktuelt å slå disse sammen før en evt begynner å postere bilaget. Marker helt til venstre velg så slå sammen. 

Del opp

Er det slått sammen sider som ikke hører til, kan man via handlingsknappen og  “Del opp”, splitte bilagene.

Send til regnskapsfører

Hvordan man ønsker å benytte denne funksjonen kommer an på rutinen i bedriften. Man kan føre et bilag, uten å bokføre det. Da flyttes bilaget automatisk (som fortsatt vil være markert “Ikke bokført…”, til menyvalget “Ikke bokførte bilag”.

Funksjonen "send til regnskapsfører" vil gjøre det samme, bilaget flyttes til “Ikke bokførte bilag” og kan bokføres herfra. 

Koble til bilag

Her kan man legge et eller flere skannede bilag til en føring man tidligere har foretatt. Man får opp en liste over alle bilag uten vedlegg.  For å legge til eller endre på et vedlegg til et bilag som allerede er ført, må man søke opp bilaget via f.eks bilagsoversikt (journal).

Arkiver

Fra bilagsmottaket kan man sende dokumenter til "Arkiv". Det gjelder dokumenter som ikke skal håndteres via bilagsføring.

 

Slett

For å slette skannede bilag, marker bilaget/ene helt til venstre og velg “Slett" fra handlingsknappen. Husk at slett er slett og ingen mulighet til å angre handlingen. 

Se også:

Detaljert veiledning for dokumentsenteret - Se video

Kontering i bilagsmottaket - Se hjelpeartikkel

Bankintegrasjon via Autopay - Se hjelpeartikkel