Delkreditering

En delkreditering gjøres manuelt via “Faktura" > "Ny ordre/faktura" i hovedmenyen. Behov for å delkreditere en faktura kan være for å nulle ut en faktura som er delvis betalt, eller som grunnlag for å redusere det fakturabeløp som skal betales av kunden.

Eksempel:

Faktura 508 er delvis betalt og det skal nå krediteres et mellomværende på kr 2.000,-.

Opprett en ny ordre/faktura og fyll inn ordren som vanlig, men i ordrelinjen registreres enten antall eller beløp med minus fortegn. 

I eksempelet er det lagt minus foran antall - beløpet som skal krediteres er -2000,- ink mva.

Har man produkter og lager så registrerer man produktene (antallet) med minustegn i ordrelinjene.  Lageret vil bli oppdatert på dato for kreditnota. Det er viktig at man bruker riktig mva-sats.

NB. Fakturerer man via EHF, vil det ikke være mulig å delkreditere. Man må da inn i kundedetaljer og endre faktura-utsendelse til e-post (husk å sjekke at det er registrert en e-post på kunden). Da har man mulighet til å opprette en enkeltstående kreditnota. Når den er opprettet kan man endre fakturainnstillingene tilbake til EHF-fakturering. 

Sjekk i forhåndsvisning av faktura at det står “Kreditnota”. Beløpet som i eksempelet skal trekkes ifra, står som “Beløp til gode”.

Lukking av poster

Via Fakturaoversikten kan man nå knytte kreditnota mot opprinnelig faktura og innbetaling.

Har man mange åpne poster kan det være greit å sortere på kunde i oversikten.

Marker helt til venstre faktura med innbetalt beløp + kreditnota. Systemet foretar en automatisk summering. Går dette i nulle (evt beløpet er mindre enn 10), kan man nå lukke postene via handlingsknappen oppe til høyre. 

Velg “Fjern fra listen”. Følgende melding vil alltid vises - i vårt tilfelle går beløpet i null, og vi velger “Fjern fra listen” igjen.

Postene lukkes og faktura, innbetalingen og kreditnota er nå “slått sammen” og fjernet fra uteståen i fakturaoversikten.

Historikken i fakturadetaljer vil være som følger:

Delkreditering av f.eks en større ordre

Har man eksempelvis opprettet en faktura basert på en større ordre, kan man velge å benytte denne som grunnlag for å kreditere.

Eksempel

Faktura 510 har flere produkter, det skal opprettes en kreditnota basert på noen av ordrelinjene i fakturaen. 

Klikk på fakturanummeret, deretter på ordrenummeret i fakturtadetaljer (man kan selvfølgelig også søke opp ordren via ordreoversikten og gjøre samme prosedyre som nedenfor).

Man kommer da inn i ordredetaljer på den opprinnelige ordren. Velg “Kopier” fra handlingsknappen helt nede til høyre.

Velg deretter “OPPRETT” for å lage en ny likelydende ordre. 

Nå er det aktuelt å kreditere deler av ordrelinjene, skroll derfor ned til disse og gjør endringer her (alt annet er ferdig utfylt. Skal man kreditere tilbake i tid, kan det være greit å sjekke dato for leveranseinformasjonen om man ønsker å oppdatere lager tilbake i tid. Endre da gjerne ordredato og fakturadato til samme).

I eksempelet her skal produkter tilbake til lager og derfor settes det minustegn foran antallet. 

Ordrelinjene som ikke skal krediteres slettes. Trykk deretter på "Lagre".

Sjekk gjerne forhåndsvisningen. 

Selv om vi nå har benyttet opprinnelig ordre som grunnlag for å opprette ny ordre/kreditnota, vil vi måtte gjøre samme prosedyre som over for å lukke postene mot hverandre. 

Men så lenge kunden ikke har innbetalt mellomværende kan vi ikke lukke postene.  Alternativt kan det være ryddigere å kreditere hele den opprinnelige fakturaen og opprette ny. Her igjen kan man da benytte den opprinnelige ordren som grunnlag, redigere og opprette ny korrekt faktura.