For å lage en ny ordre/faktura går man til 'Faktura' i hovedmenyen og deretter til 'Ny ordre/Faktura'. Her legger man inn grunnlaget for fakturaen i en ordre som man deretter kan fakturere.
Fyll ut alle nødvendige felter. Felter markert med stjerne er obligatoriske.
Kundeinformasjon
Velg en kunde fra nedtrekkslisten. Dersom det er en ny kunde kan man registrere kunden ved å trykke på '+ NY KUNDE/LEVERANDØR'.
Skriv inn firmanavn eller org.nr. til kunden og informasjon innhentes direkte fra Brønnøysundregisteret.
Etter at kunden er valgt vil man se informasjon om fakturautsendelse, f. eks. at faktura skal sendes på e-post eller EHF. Dette er hentet fra kundekortet til kunden ('Faktura'/'Kunde'). Videre kan man legge inn enten 'Kontaktperson' og/eller 'Attn'.
Ordre-/fakturadetaljer
Har man satt opp for ordrenummer i fakturainnstillingene vil dette bli generert automatisk.
Feltet for 'Referanse' kan for eksempel være en henvisning kunden ønsker på faktura. Videre kan man knytte til prosjekt og legge inn egen kommentar. Man kan også legge inn en standard kommentar i fakturainnstillingene som vil komme med på alle fakturaer. Dersom man legger inn en kommentar på selve ordren vil det overstyre kommentaren fra fakturainnstillingene.
'Fakturaforfall', 'Fast forfallsdato på faktura' (forbeholdt abonnementsfakturering), 'Vis kontoutdrag - åpne poster', hentes som standard fra kundedetaljer.
Leveranseinformasjon
Har man produkter og lager, er det leveransedatoen som vil være utslagsgivende for bevegelser på lager.
Ordrelinjer - presentasjon
Her legger man inn informasjon som skal med i ordrelinjene. I utgangspunktet vil det være standard innstillinger fra fakturainnstillingene som hentes inn her, men man kan endre per ordre. Velger man f.eks 'Sortering ordrelinjer' og 'Egendefinert' - får man en “drag and drop” funksjon (dvs man kan flytte ordrelinjene som man ønsker).
Har man satt på hakene for 'Registrer rabatt på ordrelinjer' og 'Registrer påslag på ordrelinjer' i fakturainnstillingene vil man kunne velge om påslag og/eller rabatt skal vises i ordrelinjene.
Abonnement
Abonnementfaktura kan benyttes om man f.eks har utleie av bolig og fakturerer et fast beløp hver måned, kvartal eller årlig. Se gjerne egen artikkel om abonnement.
Ordrelinjer
I 'Ordrelinjer' legger man inn det man skal fakturere. Det må velges et eller flere produkter. Et produkt trenger ikke være et fysisk produkt, det kan være en tjeneste eller annet. Et produkt her er kun en beskrivelse.
Her finnes det flere muligheter:
- Legge inn produkter man allerede har opprettet
- Man kan opprette nytt produkt i selve føringen - 'Nytt produkt'
- Man trenger ikke opprette et produkt, man kan legge inn en beskrivelse manuelt
- Ta kopi av en av ordrelinjene man allerede har lagt inn.
Videre er det viktig å legge inn antall, enhetspris og mva-sats. Dette kan man legge inn som standard på selve produktet.
Velg 'Opprett' nederst på siden for å opprette ordren.
Man får nå tilgang til flere menyer og handlinger for ordren/faktura
Vedlegg til faktura
NB: Denne fanen er ikke tilgjengelig per nå, men kommer snart.
Velg fanen vedlegg for å legge til et eller flere vedlegg. Under 'Legg til vedlegg via filopplasting' kan man enten dra og slippe et dokument man har liggende på skrivebordet eller laste opp ved å trykke på bindersen.
Etter at vedlegget er lastet opp vil man se vedlegget ligge under seksjonen 'Vedlegg på faktura'.
Tilbake i 'Detaljer' på ordren kan man nå i forhåndsvisningen av faktura, se vedlegget (eller vedleggene) man har valgt. Faktura og vedlegg vil bli sendt i én pdf dersom man har huket av for innstillingen 'Faktura og vedlegg skal sendes som én PDF-fil' i fakturainnstillingene.
Send som e-post
Knappen 'Send som e-post' kan benyttes dersom man ønsker å sende en ordrebekreftelse, pakkseddel eller forhåndsvisning av faktura.
Den blå runde knappen (handlingsknappen)
Under handlingsknappen nederst på siden ligger det flere muligheter. Her kan man se en forhåndsvisning av faktura. Man kan også se pakkseddel og ordrebekreftelse. Dersom man ønsker å slette ordren trykker man på 'Slett' her. Det er også mulig å lage en kopi av ordren ved å trykke på 'Kopier'.
Vis faktura (forhåndsvisning)
I forhåndsvisning på faktura ser man den ferdige faktura, bortsett fra fakturanummer og kid-nummeret. Før man nå velger fakturering kan man gjøre nødvendige endringer.
Hva som kommer med på faktura avhenger av hva man har satt som standard i fakturainnstillingene.
Fakturering
Etter man har sjekket at forhåndsvisningen av fakturaen ser riktig ut og man er klar til å fakturere ordren, trykker man på 'Fakturering' nederst på siden.
Når man trykker på 'Fakturering' dukker det opp et nytt vindu. Her velger man startnummer på faktura. Har man fakturert i Agro Økonomi tidligere må man endre til neste ledige nummer så man får samme nummerserie på faktura. Dagens dato vil være valgt.
Dobbeltsjekk gjerne også hvordan faktura blir sendt.
Følgende melding dukker opp under handlingsloggen oppe i høyre hjørne når man har ferdig fakturert.
Kunden har mottatt følgende e-post når man sender faktura via link. Om man sender faktura som vedlegg vil det ligge et vedlegg i e-posten i stedet for en link.
Etter fakturaen er opprettet finner man den igjen i 'Fakturaoversikten'.
Fakturaene vil importeres automatisk til Agro når du neste gang går inn på Bokføring. Da vil fakturaene importeres og du vi få beskjed om hvor mange som er importert. Etter dette er regnskapet oppdatert og du kan ta ut ønskede regnskapsrapporter.
Registrere betaling
Hvis man ikke har KID-nummer på faktura (se egen artikkel for OCR-avtale), så må man registrere betalingene manuelt. Dette gjør man ved å huke av fakturaen i fakturaoversikten og trykke på knappen "Betaling". Det er mulig å registrere betaling på flere fakturaer samtidig.
Hvis kunden bare betaler et delbeløp, så må man trykke på fakturanummeret og velge "Betaling" i menyen. Da får du opp et vindu hvor du kan skrive inn beløp. Trykk på "Betaling" igjen for å fullføre.
Man ser deretter utestående beløp på faktura både under Historikk og i fakturaoversikten.
Etter at betalingen er registrert vil fakturaen forsvinne fra oversikten "Utestående" i Tripletex, og betalingsbilaget blir automatisk importert til Agro neste gang du går inn på "Bokføring".
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.