Massefakturering

Massefakturering finner man ved å gå til "Faktura" > "Massefakturering" i hovedmenyen. Rutinen for massefakturering har 3 hovedfunksjoner:

1. Automatisk generering av ordrer på grunnlag av utvalg fra kundereskontro

2. Automatisk generering av ordrer på grunnlag av data fra andre systemer

3. Automatisk fakturering av mange ordrer samtidig

I skjermbildet har du en oversikt over alle ordrer som ikke er fakturert. Disse er til enhver tid utgangspunktet for faktureringsrutinen.

Ordreoversikten kan sorteres etter ordrenr eller kundenr. Klikk på kolonneoverskriftene 'Ordrenr' eller 'Kundenr' for å velge sorteringsmetode.

Generering av ordrer

Ved hjelp av denne funksjonen kan du ved noen få tastetrykk lage likelydende ordrer til et utvalg av kundene dine. Denne rutinen er spesielt rettet mot dem som har behov for registrering av mange like ordrer samtidig, f.eks. ved utsendelse av krav om medlemskontingenter.

Genereringen skjer ved at et utvalg av kundereskontroen (på grunnlag av kundenummer eller kategori) blir koblet med en varemal. Resultatet blir en rekke likelydende ordrer, en til hver kunde.

Før du kan starte automatisk generering av ordrer må du sørge for at kundereskontroen inneholder informasjon som gjør at du kan gjøre et korrekt utdrag av kunder på grunnlag av kundenummer eller kategori. Dette gjør du under "Vedlikehold" > "Reskontro".

Videre må du registrere en varemal som inneholder de varelinjene som skal være med i ordrene.

Velg "Massefakturering" > "Generere" for å aktivere rutinen. Du får opp dialogboksen til Generere ordrer.

Legg inn utvalgskriterier i Fra og Til-feltene, enten på grunnlag av Kundenummer eller kategori. 

Velg varemal fra oppslagslisten nederst, og klikk på OK.

Resultatet blir presentert i ordreoversikten. Ordrene som nå er registrert vil du også finne igjen på hver enkelt kunde i bildet Ordre/Faktura, og kan behandles som ordinære ordrer.

Dersom du ønsker å fakturere ordrene umiddelbart kan du gå direkte videre til automatisk fakturering.

Generering av ordrer på grunnlag av data fra andre system

Her har du mulighet til å foreta massegenerering av ordrer på grunnlag av kundeliste generert av andre datasystem.

Velg "Massefakturering" > "Import", evt tast CTRL+I for å aktivere rutinen. I den øverste boksen velger du filen kundenummerene skal leses fra. Filen må være av type 'Ren tekst', og kundenummerene må stå fra venstre marg, ett nummer pr. linje. I den nedre boksen velger du hvilken varemal som skal benyttes.

Her er også laget en funksjon som lar deg lese inn varenr, antall, pris og rabatt fra ekstern fil laget av annet program (f.eks. Excel). Denne funksjonaliteten blir automatisk aktivert dersom filen du leser fra har et filnavn som slutter på 'Excel.csv' (merk at det må være stor 'E' og resten små bokstaver. Eks. på filnavn: 'Min ordrefil Excel.csv'). Filen du leser fra må også nå være 'Ren tekst', og ha følgende oppsett: Kundenr;Varenr;Antall;Pris;Rabatt (med semikolon mellom opplysningene). Pris og rabatt kan utelates, og da leser programmet pris fra vareregisteret. Det kan godt være flere linjer pr. kunde, men disse må da komme rett etter hverandre dersom de skal komme med på samme ordren. Når denne metoden for import brukes ignorerer programmet varemalen du har valgt.

Fakturering av mange ordrer samtidig

Ved hjelp av denne funksjonen kan du ved noen få tastetrykk fakturere mange ordrer på en gang.

Alle fakturaene vil få samme fakturadato, og samme forfallstid. Du kan foreta faktureringen enten på grunnlag av manuelt utplukk av ordrer fra ordrelisten, eller på grunnlag av ordredato.

Dersom fakturering skal skje på grunnlag av manuelt utplukk må valgte ordrer merkes i ordrelisten før faktureringsrutinen aktiveres.

Ordrer merkes på følgende måte:

Klikk på den første ordren du vil merke. Hold nede SHIFT og klikk på den siste ordren du vil merke. Alle mellom blir nå merket. Dersom du vil merke/oppheve enkeltordrer, gjør du dette ved å holde nede CTRL og klikke på de enkeltordrene det gjelder.

Når du har merket ønskede ordrer, velger du "Massefakturering" > "Fakturere", evt taster CTRL + F for å aktivere rutinen. Du får opp dialogboksen Fakturere mange.

Velg om du vil foreta fakturering på grunnlag av merkede ordrer eller ordredato. Dersom ordredato er valgt må denne angis.

Videre må du angi fakturadato og forfallsdager for fakturaene som skal lages. Dagens dato blir forslått.

Til slutt må du velge hva som skal skje dersom du har flere ordrer på samme kunde. Kryss av 'Slå sammen alle ordrer til en faktura' dersom du ønsker at alle ordrer på en kunde skal samles til en faktura.

Klikk på OK for å gjennomføre faktureringen. OBS: Husk at etter fakturering kan ordrene ikke endres, og evt. rettinger må gjøres ved å skrive kreditnota/ny faktura.

Alle fakturerte ordrer vil nå forsvinne fra ordreoversikten. Fakturaene som nå er registrert vil du også finne igjen på hver enkelt kunde i bildet Ordre/Faktura.