Fakturainnstillinger

Fakturainnstillinger finner man under Faktura > Innstillinger. Her setter man opp standard innstillinger for fakturaer i Tripletex Agro. En del av innstillingene kan overstyres på ordrenivå og kundenivå.

Globale innstillinger

Alternativene som velges vil gjelde for hele selskapet – altså globalt.  Eventuelle endringer her vil da ha innvirkning for alle som fakturerer i selskapet.

• Valuta kan aktiveres her for ev. å føre inngående faktura fra utenlandsk leverandør eller fakturere kunde i annen valuta.
• Ønsker man å ha ordrenummer aktiveres det her, startnummer settes i 'Innstillinger for nye ordre/tilbud'.
• Setter man på haken for både rabatt og påslag på ordrelinjen, er det kun rabatten som vil vises i selve fakturaen.
• Feltet e-postsignatur gir mulighet til å sette opp en egen tekst for mailen som kan sendes med ordre, pakkseddel eller forhåndsvisning av faktura til kunde. Denne teksten kan likevel endres i det man sender e-posten.

Innstillinger for nye ordre/tilbud

• Nummerserie for ordre er frivillig, men kan være lurt om man enkelt skal hente frem eller kopiere en ordre. 
• I feltene "Tilbudskommentar" og "Ordrekommentar” kan man legge inn standard tilbud-/ordrekommentarer. Denne kan også tas med på faktura om man ønsker det.
• ”Vis kostnad” vil medføre at innkjøpsprisen eks mva vises i ordrelinjen, kun på ordren/fakturakladden, ikke på faktura til kunden.
• Velger man f.eks. kundeansvarlig som ”Vår kontakt”, vil det være denne som vises på ny ordre og kunde.
• Under sortering av ordrelinjer velger man hvordan ordrelinjene sorteres på ordre/faktura.

Abonnement

Abonnementsfaktura er fint å bruke for gjentakende fakturering - per måned, kvartal eller år. Detaljene for abonnementet spesifiseres i selve ordren under avsnittet "Abonnement".

Se egen hjelpeartikkel om abonnementsfakturering her.

Faktura-/ordre-/tilbudsmal

Her setter man alternativer for hva som vil vises på ordre/faktura/tilbud. Endringer her vil ikke ha tilbakevirkende kraft på allerede opprettede ordre/fakturaer og tilbud, men se gjerne på forhåndsvisningen hvordan valgene vises.

Vær oppmerksom på muligheten for å gruppere ordrelinjer:

Vedlegg på faktura

Dersom innstillingen “Faktura og vedlegg skal sendes som én PDF-fil” er aktivert, vil både faktura og alle vedlegg sendes som én fil og ikke som separate filer.

Ved å aktivere “Inkludere faste vedlegg..” kan man her laste opp et fast vedlegg som man ønsker å ha med på alle utgående fakturaer.

Elektronisk faktura/purring/ordre

Her kan man velge standard faktura-utsendelse for bedrift og privatpersoner. Dette kan overstyres på kundenivå. 

Sender man faktura som Link gir det mulighet til å se når faktura er sendt og lest. Vedlegg gir kun mulighet til å se når den er sendt - dette under "Status" i fakturaoversikten.

I fakturainnstillingene kan man også sette opp ulike alternativer for avsender og kopi.

Det er også her man velger antall KID-nummer som skal genereres på fakturaen, for å få frem dette feltet må først OCR hukes på under Tilleggstjenestene i dokumentsenteret. 

SMS varsling & Automatisk brevutsendelse

"SMS varsling for betalingspåminnelse og purringer" er en betalt tjeneste. Den aktiveres ved å klikke på ”Bestill her”. Det samme gjelder for funksjonen "Automatisk brevutsendelse".

Automatisk betalingspåminnelse/purring

Automatisering av påminnelser og purringer. Disse innstillingene blir da gjeldende for alle nye kunder. Det er alltid mulig å gå inn på en eller flere kunder og endre innstillingene der som overstyrer de globale innstillingene. Dersom det gjøres endringer her i fakturainnstillingene som også skal gjelde for opprettede kunder kan man huke av for "Kopier innstillingene nedenfor til eksisterende kunder".

Inkassobyråer

For å kunne sende faktura til inkasso via fakturaoversikten velger man her det byrået man ønsker. Ta gjerne kontakt med de ulike byråene for å høre betingelser. Når man har valgt inkassobyrå, kan man fra fakturaoversikten velge en aktuell faktura og trykke på send til inkasso. Det er også mulig å knytte til et inkassobyrå fra fakturaoversikten.

Fakturaimport

Fakturaimporten gjøres som standard via "Faktura" > "Fakturaimport". I fakturainnstillingene setter man opp om de importerte fakturaer skal sendes til kunden.

Brevhode

"Brevhode" ligger som en egen fane i fakturainnstillingene. Her laster man opp logo og tilpasser informasjonen som fremkommer på faktura, ordre og lønnsslipp. Selskapsinformasjon hentes fra "Klient"-bildet i Agro Økonomi.

For å laste opp logo velger man “Brevhode med logo” under "Mal".

Betalingstyper

"Betalingstyper" er også en egen fane i fakturainnstillingene. En betalingstype avgjør hvordan en betaling fra kunde bokføres i regnskapet. En betaling kan føres mot en regnskapskonto (typisk en balansekonto)

Betalingstypene vil vises i nedtrekksmenyen for "Betaling" når man manuelt skal registrere en innbetaling på en faktura. Har man OCR-avtale vil innbetalingen registreres og bokføres automatisk.

Regnskapsregler

"Regnskapsregler" ligger som en fane i fakturainnstillingene. Her finner man "Konteringsregler" som er et oppsett på hvordan de forskjellige automatiske transaksjonene blir bokført i regnskapet. Det anbefales å gå gjennom disse før man setter i gang med faktureringen.