Filbasert remittering

Remitterings-rutinen brukes til overføring av betalingsoppdrag direkte fra regnskapsprogrammet til banken din, og automatisk bokføring av utførte betalinger på grunnlag av returfiler fra banken.

For å kunne bruke remittering må du ha tilgang til nettbank for bedrifter. Remittering kan ikke benyttes mot vanlig privat nettbank. Kontakt evt. banken din for mer informasjon om dette. Du må også opprette en remitterings-avtale med banken. Pris pr. transaksjon varierer.

Forberedelse i Agro Økonomi:

Gå til Agro (toppmenyen) og velg Oppsett etc. (se figur  til venstre).  Velg 'Ja' i remitterings-feltet.  Det er også en forutsetning at 'Post mot post' er satt til 'Kreditor' eller  'Begge'.   Lagre med OK-knappen.

Gå igjen til Agro | Oppsett etc. (se figur til venstre).  Registrer bank-kontoen/kontiene som skal brukes i forbindelse med  remitteringen.  Lagre med OK-knappen.

Forberedelse i bankprogrammet

Registrer filstiene som skal benyttes for remittering under menyvalg for 'Filbehandling', 'Filoppsett', 'Administrasjon' eller lignende (ulikt i ulike nettbanker).
Følgende informasjon skal legges inn:

Filformat/filtype: Telepay direkte remittering

Navn: Konto-eiers navn 

Fil fra økonomisystem (=fil inn til bank): c:\agro6\arkiv\arkivXXX\bankfiler\abrXXXa.txt 

Mottaksretur:c:\agro6\arkiv\arkivXXX\bankfiler\abrXXXb.txt

Avregningsretur: c:\agro6\arkiv\arkivKKK\bankfiler\abrKKKc.txt

XXX byttes ut med klientens kilentnummer. Vår eksempel-filsti forutsetter at Agro Økonomi er installert på lokal pc (C:). Hvis server-installasjon, starter filstien med serverens navn.

Registrering av betalinger i Agro Økonomi

1. Sørg for at adresse og bankkontonummer er registrert på aktuelle leverandører. Dette gjøres enklest underveis i bokføringen, ved oppslag F3 og knappen 'Detaljer'. Det kan også gjøres fra Vedlikehold | Reskontro. Eller du kan gjøre det i dialogen for betalingsopplysninger (se neste punkt).
2. Registrer inngående fakturaer på vanlig måte mot leverandørreskontro. Ved lagring av bilaget får du nå en utvidet dialog for registrering av betalingsopplysninger:

Her legger du inn forfallsdato, og KID eller melding.

Kontroller at resten av betalingsinformasjonen er korrekt.  Dersom det mangler informasjon om leverandøren  (betalingsmottakeren), f.eks. bankkontonummer og adresse,  kan dette registreres direkte i dette bildet.

Dialogen er automatisk avkrysset for 'Legge til betaling'.  Avkryssingen kan fjernes dersom du ikke ønsker å sende  fakturaen til betaling. Ved korrigering av tidligere lagrede bilag,  er dette feltet ikke automatisk avkrysset.

3. Gå til rutinen Bank | Til betaling. Her vil du se at betalingen ligger i kolonnen for ubetalte fakturaer:

4. Velg den betalingskontoen du ønsker å betale fra i boksen øverst til høyre (hvis du har registrert mer enn 1 konto).
5. Merk de fakturaene du vil betale, og flytt dem over i høyre kolonne ved å klikke på piltast til høyre. Du kan merke flere fakturaer samtidig ved å holde nede Shift (serie) eller Ctrl (enkeltfakturaer).
   Dersom du har koblet en faktura til feil betalingskonto, eller av en annen grunn "angrer" på at du la den til betaling, kan du flytte fakturaen tilbake ved å klikke på piltast til venstre. Du kan endre detaljer angående betalingen ved å dobbeltklikke på linjen i kolonnen til venstre. 
6. Når du trykker på knappen:

(helt nederst til høyre i bildet) blir høyre kolonne tømt, og transaksjonene overført til filen abrXXXa.txt i   

mappen agro6\arkiv\arkivXXX\bankfiler.

7. Gå så til nettbanken din og finn rutinen for å sende direkte remittert fil.
   Der vil du normalt se navnet du ga filstien (konto-eiers navn) og stien til filen abrXXXa.txt. Huk av for ønsket fil og trykk på knapp merket 'Send', 'Les fil' eller lignende. Filen blir importert og du vil få en melding om at den er korrekt lest.
8. Filen blir så oversendt mottakssystemet i banken, og du må godkjenne betalingene på vanlig måte.

Returfiler fra bank

I Agro Økonomi vil du nå se oversendte transaksjoner i bildet Bank | Retur fra Bank. Velg status 'Venter på retur fra banken' fra boksen i toppen av bildet.

I bankprogrammet kan du hente mottaksretur i form av en fil abrXXXb.txt rett etter at filen er overført til bank og betalingene er godkjent. Denne kan importeres til Agro Økonomi ved å trykke på knappen 'Hent retur' i bildet Bank | Retur fra bank. Transaksjonene vil da flyttes til status 'Mottaksretur OK'. Her vil betalingene bli liggende til du har importert fil for avregningsretur.

Etter at betaling har skjedd, kan du hente avregningsretur i bankprogrammet. Denne filen kan også importeres til Agro Økonomi ved å trykke på knappen 'Hent retur' i bildet Bank | Retur fra bank. Filen abrXXXc.txt blir importert, og transaksjonene flyttes fra status 'Mottaksretur OK' til 'Avregningsretur'.

Samtidig blir transaksjonene importert i regnskapet til egen bilagsserie: 83000 'Utbetalinger remittering'. Disse kan nå kontrolleres fra bokføringsbildet, eller ved å se på rapporten 'Bokføringsspesifikasjon'.

De tre ulike transaksjonsfilene blir ved lesing omdøpt til filtype .ol0, .ol1, ol2....... i 10 generasjoner for eventuell kontroll og feilkorrigering. Du finner dem i mappen agro6\arkiv\arkivXXX\bankfiler.

Alternativ (og enklere) metode for import av returfiler 
Returfiler fra bank kan alternativt importeres direkte i bokføringsbildet, ved å klikke på knappen 'Importere' og velge 'Remittering'. Da importeres mottaksretur og avregningsretur samtidig. Det forutsettes selvsagt at begge filene er lastet ned fra banken på forhånd. 

Felles overføring av remitteringsdata for flere klienter

Regnskapskontor som benytter remitteringsrutine for flere klienter, kan overføre opplysningene samlet til og fra bank.

Velg Remittering|Behandle remitteringsfiler for alle klienter.. fra menylinjen i bildet Bank | Til betaling for å aktivere rutinen som slår sammen filer som skal til banken, og splitter filer som kommer fra banken.

Kontakt Agrodata for rettledning til bruk av denne rutinen.