Krypterte lønnsslipper på e-post

Krypterte lønnsslipper på e-post er en egen tilleggstjeneste som må aktiveres i "Dokumentsenteret".

Når tilleggstjenesten er aktivert, vil det ikke lenger være mulig å sende lønnsslipper ukryptert. Samtlige lønnsslipper vil bli sendt kryptert til de ansatte. Hvis man velger å sende eldre lønnsslipper på nytt, så vil også disse bli sendt kryptert.

Hvis man fra før har sendt lønnsslippene på e-post til de ansatte, så vil innstillingen automatisk bli satt til den krypterte versjonen i lønnsinnstillingene og seksjonen "Sending av lønnsslipper".

Hvis man ikke har benyttet e-postutsendelse til lønnsslipper før, så må man gå til lønnsinnstillingene og aktivere denne innstillingen selv.

Etterpå må man gå til "Selskap/Ansatte" og masseendre utsendelsesmetode av lønnsslipper. Man klikker på boksen øverst til venstre i listen for å velge alle ansatte. Så klikker man på "Endre ansattinformasjon".

Velg "E-post (kryptert)" i nedtrekksmenyen og klikk på "Endre ansattinformasjon".

I tillegg til lønnsslipper vil man også kunne sende lønnssammenstillinger kryptert på e-post til de ansatte.

Koder på SMS

Løsningen fungerer slik at de ansatte mottar en kode på SMS som åpner den krypterte lønnslippen. Man er derfor nødt til å registrere både e-postadresse og et mobilnummer på de ansatte i ansattdetaljene.

Når lønnsslippene sendes på e-post fra lønnsmodulen, så vil hver ansatt motta en SMS i tillegg til e-posten som sendes ut. Det kan derfor være lurt å informere de ansatte om hva de må gjøre når de mottar lønnsslippen og SMS-en.

Det vil være samme passord som sendes til den ansatte hver måned. Hvis man av en eller annen grunn ønsker å bytte ut passordet som den ansatte mottar, så kan man gjøre dette via ansattdetaljene og fanen "Arbeidsforhold". Ved å klikke på de tre prikkene nederst til høyre på siden, så vil man få valget "Lag nytt passord for kryptert lønnsslipp".

Sending av lønnsslipper og koder på SMS

Ved ny lønnsutbetaling vil man i lønnsmottakeres statusfelt bli informert hvis man ikke har registrert et mobilnummer eller en e-postadresse.

Man klikker seg enkelt inn via ansattnavnet for å fylle ut informasjonen som mangler.

Man kjører lønn på vanlig måte og oppretter lønnsbilaget.

Man kan da samtidig velge når lønnsslippene skal sendes til de ansatte. Man velger ønsket dato og oppretter bilaget. SMS og e-post sendes automatisk ut klokken 08:00 på den valgte datoen. Hvis man velger dagens dato, så sendes SMS og e-post i løpet av noen få minutter.

Lønnssammenstilling

Man vil også kunne sende lønnssammenstillinger kryptert på e-post til de ansatte. Lønnssammenstillingen kan sendes fra lønnsslippoversikten. Huk av ansatte i oversikten og klikk på «Send som e-post». Det vil også her sendes en SMS til den ansatte i tillegg til e-posten. Passordet vil oppgis i SMS-en, men vil være det samme som benyttes på lønnsslipper.