Opprette ny ansatt/kontakt

Man oppretter en ansatt for å kjøre lønn. Man kan også opprette en kontakt med lønnsrapportering, det være seg “Pensjon og andre ytelser uten arbeidsforhold” (se til slutt i artikkelen).

Det er kun en administrator i Tripletex løsningen (ikke Agro 6) som vil kunne opprette og endre på ansatt.

Under ”Lønn/Ansatt” kan man velge ”Ny ansatt” eller ”Ny kontakt”.

 

Ny ansatt

Når du velger ny ansatt må alle felt med stjerne fylles ut. Viktig å tenke på at e-postadressen også vil være den ansattes brukernavn ved pålogging til Tripletex-appen eller tripletex.no, hvor man kan se lønnslippene sine.

Videre fyller du inn feltene i Ansattdetaljer. Den opprinnelige Ansettelsesdato skal settes inn her, dvs dato for når arbeidsforholdet formelt trådte/trer i kraft i henhold til arbeidsavtalen. Denne startdatoen skal ikke endres selv om firma har byttet lønnssystem.

Når man klikker på ”Opprett” nederst på siden vil en del faner bli tilgjengelig – horisontale menyvalg.

Ansettelsesdato vil bli registrert som Startdato under Arbeidsforholdet.

Er det ikke registrert virksomhet under Virksomhet/underenhet, må dette på plass før du kjører lønn på ansatte. Sjekk i Brønnøysund for korrekt virksomhetsnummer.  (brreg.no)

Det er opplysninger om de ansatte og deres arbeidsforhold som skal rapporteres inn på virksomhetsnivå/virksomhetsnummer i a-meldingen, og de ansatte må da knyttes til riktig virksomhetsnummer.

Brukertype

Vær oppmerksom på alternativene i feltet ”Brukertype”.

Uten systemtilgang er satt som standard. En ansatt med denne rettigheten vil få tilgang til egne lønnsslipper i appen og på tripletex.no. Når man har valgt ”Opprett” må man inn i fanen ”Arbeidsforhold” for å gi den ansatte tilgang til appen og tripletex.no.

Når man har aktivert for ”Tripletex-app/webløsning” går det ut en e-post til brukeren. I løsningen vil følgende melding vises under e-postadressen.

Den ansatte får følgende e-post fra Tripletex. Velger man ”Aktiver bruker” vil man få instrukser om videre forløp.

Standard tilgang gir den ansatte mulighet til å logge inn på tripletex.no og eventuelt ha ulike tilganger som er satt i fanen brukertilgang, som blir tilgjengelig når man velger ”Opprett” nederst på siden.

E-post til den ansatte vil da se slik ut. Den ansatte må velge ”Aktiver bruker” for å komme i gang.

Arbeidsforhold

Når man har opprettet en ansatt vil flere faner bli tilgjengelig, blant annet ”Arbeidsforhold” Ved lønnskjøring vil lønnsrelaterte opplysninger hentes herfra.

Ansattdetaljer

Her skal man fylle inn fødselsdato. Videre registreres enten fødselsnummer, D-nummer eller annen internasjonal ID. Har man kun internasjonal ID så kan man sende inn arbeidsforholdet via a-melding. Når den ansatte får et D-nummer i ettertid kan det registreres i feltet for D-nummer og innrapporteres. Videre registreres andre nødvendige opplysninger.

Arbeidsforhold

Det må fylles inn riktig Type arbeidsforhold, Avlønningstype, Stillingsprosent, Arbeidstidsordning og Yrkeskode. Under feltet Yrkeskode legger man inn et søkeord for å få opp listen over disse. Viktig at dette blir korrekt for innrapportering på a-meldingen. 

Videre vil man nå kunne legge inn årslønn (timelønnen vil automatisk regnes ut). Man kan også registrere timelønn direkte i feltet for timelønn.

Permisjon

Permisjon vil kun være aktuelt om den ansatte er permittert eller i permisjon. Legg inn startdato og etterhvert sluttdato, om det er 100 prosent eller en annen prosentdeling, og om det skal være trekk i lønn. Det skal ved bruk av denne funksjonen ikke endres noe i stillingsprosenten eller lønnsforholdet over.

Faste tillegg/trekk

Her legges inn tillegg og trekk som vil bli beregnet ved den månedlige lønnskjøringen. Dette kan for eksempel være elektronisk kommunikasjon, kontingenter eller fri bil. For fastlønn og timelønn benyttes automatikken fra feltene i ”Arbeidsforhold”.

Utleggstrekk

Utleggstrekk er et fast trekk på den ansattes lønnsutbetaling. Dette kan være innkreving av skatt som er pålagt av skatteoppkrever, eller det kan være krav fra andre som f.eks. Statens Innkrevingssentral eller NAV Innkreving.

Skattekort

Her vil informasjon hentet fra innlastede elektroniske skattekort være tilgjengelig. (se gjerne artikkel om eSkattekort). Det er også mulig å registrere et skattekort og prosentsats manuelt.  Det er det nyeste skattekortet som brukes dersom det ligger flere skattekort for gjeldende år.

Normaltid

Her registreres avvik fra det som er standard for bedriften (se under Lønn/Lønnsinnstillinger). Stillingsprosenten skal ikke endres.

Det samme gjelder avsnittet for Ferie

Ny kontakt med lønnsrapportering

Det kan være behov for å lønnskjøre et styrehonorar, godtgjørelse for kilometer eller diett. I så tilfelle kan man opprette vedkommende som en kontakt med lønnsrapportering. 

Under ”Ansatte” i menyen velger man ”Ny kontakt”

Ny kontakt kan også registrere via arkfanen ”Brukere” i ”Dokumentsenteret”.

Her fyller man inn alle nødvendige opplysninger i kontaktdetaljer.

Tilleggsinformasjon

Her markerer man for ”Lønnsrapportering” og velger korrekt virksomhetsnummer og startdato.

Brukertype

Vær oppmerksom på at ”Standard tilgang” er aktivert. Ønsker man ikke at kontakten med lønnsrapportering skal ha tilgang til Tripletex-appen eller tripletex.no, marker ”Uten systemtilgang”. Dette kan endres i ettertid. Skal det kjøres lønn må man også markere for ”Tillat registrering av informasjon”.

Fanen ”Arbeidsforhold” vil bli tilgjengelig i menyen. Man fyller videre inn informasjonen tilsvarende for en ansatt.

Arbeidsforhold

Her vil type arbeidsforhold være ulikt i forhold til en vanlig ansatt. Ved innsending av a-melding vil “arbeidsforholdet” bli rapportert inn som “Pensjon og andre ytelser uten arbeidsforhold” og kun sammen med en lønnskjøring. 

Faste tillegg/trekk

Her kan man legge inn et fast honorar som skal utbetales kontakten. Det vil da fremkomme som forslag på lønnsutbetalingen. Dette kan justeres på selve lønnsutbetalingen (lønnsutbetaling under bearbeiding).

I eksempelet over legges honoraret som skal utbetales inn i lønnskjøringen. Har man ikke hentet inn skattekort vil det automatisk trekkes 50 % i skatt.

Ønsker man å hente inn skattekort velger man ”Bestill skattekort” nederst på siden. Når det gjelder kontakter vil prosedyren for å hente skattekort være litt annerledes enn for de som er ansatt. Man bestiller skattekortet direkte fra arbeidsforholdet. Man må så inn under Lønn, e-skattekort og hente inn skattekortet. Til forskjell for en ansatt vil ikke skattekortet som er hentet inn vises i listen over eSkattekort, men kun legge seg på arbeidsforholdet.

Når man har lagt inn all nødvendig informasjon vil man kunne opprette en lønnskjøring under Lønn/Ny lønnsutbetaling. I lønnsbilaget under vil informasjon man har lagt inn på Faste tillegg og trekk komme som grunnlag. Eventuelt kan man velge å legge dette inn manuelt. Velg da korrekt lønnsart, antall og sats.

Ansattoversikt

Alle ansatte og kontakter finner man i ansattoversikten. Her kan man skille mellom ansatte og kontakter, samt gjøre ulike filtreringer.

I kontaktoversikten vil kun kontakter vises.

Via handlingsknappen helt til venstre kan man blant annet endre opplysninger på flere ansatte samtidig.