Reiseregning

Reiseregning føres via Lønn og Reiser og utlegg i hovedmenyen.

Før man begynner å føre reiseregninger i Tripletex lønn bør man gå inn i “Reiseregning/Innstillinger” i hovedmenyen.

 

I avsnittet “Moduler” kan man velge om man vil bruke statens satser og om reiseregninger må godkjennes.

I avsnittet “Preferanser” kan man for eksempel velge om kjøregodtgjørelse skal utbetales til den ansatte, og om man kun ønsker å bruke de skattefrie satsene for kjøregodtgjørelse og diett.

Under “Betalingstyper” er det mulig å legge til nye rader. Her registrerer man for eksempel et firmakort med riktig regnskapskonto hvis de ansatte bruker et firmakort til utgifter på reiser. 

 

I avsnittet “Kostnadskategorier” kan man legge til nye kategorier ved å velge “Ny rad”. Det er også mulig å slette eller endre de kategoriene som allerede ligger der, men man bør snakke med en regnskapsfører før man endrer regnskapskontoer og mva-koder.

Opprette reiseregning

 Trykk på  knapp nede i bildet og velg    Ny reise.

Man registrerer riktig ansatt, om reisen skal knyttes til et prosjekt og om det er en utenlandsreise eller en dagsreise. Hvis man ikke huker av for noen av disse, så er det en innenlandsreise. Man skriver inn hvor man reiser fra, reisens destinasjon, avreisedato med klokkeslett og returdato med klokkeslett. Man skriver en liten forklaring på hva som er reisens formål.

Velger man utenlandsreise kommer "Satser utland" automatisk opp som sats. Det samme vil "Satser innland" gjøre om dette er en innenlandsreise. Tripletex bruker statens satser for diett og kostgodtgjørelse. Disse satsene blir kontinuerlig oppdatert.

I avsnittet “Kostgodtgjørelse” skriver man inn sted, sats og eventuelt diettrekk for frokost, lunsj eller middag. Hvis man for eksempel skal ha trekk for frokost den ene dagen og lunsj og middag den neste dagen, så må man føre dette som to rader med riktig trekk for hver dag.  Men man trenger ikke å legge inn alle opplysninger på nytt. Man kan da trykke på "Kopier", og da vil man få en ny rad med den samme informasjonen.

Hvis man reiser gjennom flere land i løpet av et døgn, så beregner man kostgodtgjørelse for det landet der man har oppholdt seg lengst.

Dersom man har krav på ulegitimert nattillegg, kan dette registreres i feltet “Nattillegg”. På utenlandsreiser finner man “Kompensasjonstillegg” i dette feltet. 

I avsnittet “Kjøregodtgjørelse” skriver man inn dato, avreisested og ankomststed. Det er datoen som styrer når antall kilometer blir registrert. Forslag til antall kilometer samt km-sats vil automatisk bli oppdatert. 

Aktiverer man for bompenger på linjen vil kostnader legges til i henhold til den ruten man kjører. Kontroller at det er korrekt beløp.

Ved tur/retur reise velger man å kopiere raden og klikker på pilene for å få riktig retur. Velg evt bompenger for retur.

Hvis man huker av boksen for “Firmabil”, så vil ikke kjøregodtgjørelse bli utbetalt til den ansatte. Ved bruk av personbil velger man sats fra nedtrekksmenyen. 

Passasjertillegg legges til ved å velge “Ny rad” og “Bil, passasjertillegg” i kolonnen for km-sats.

I avsnittet “Kostnader” føres alle utlegg som er forbundet med reisen. Man skriver inn dato, betalingstype og kostnadskategori. Det er også mulig å legge inn en kommentar. Videre spesifiserer man valuta og mva-sats og skriver inn beløpet.

Hvis man ønsker andre betalingstyper enn “Privat utlegg” eller andre kostnadskategorier enn de som er på listen, så må disse opprettes og aktiveres via “Reiseregning/Innstillinger” i hovedmenyen.

Man kan finne alle opprettede reiseregninger i oversikten “Reiser og utlegg”.