Flytte arbeidsforhold fra juridisk enhet til underenhet

Fra 1. januar 2020 er det obligatorisk for alle bedrifter å benytte virksomhetsnummer ved innrapportering av arbeidsforhold i a-meldingen. Det er da ikke lenger mulig for bedrifter å rapportere direkte på organisasjonsnummeret. Endringen fra 1. januar betyr at bedrifter som har brukt organisasjonsnummeret i a-meldingene, som opplysningspliktig og virksomhet, må endre dette før 2020. Det anbefales at denne endringen gjøres så raskt som mulig.

Hvis man i 2020 rapporterer et arbeidsforhold på et organisasjonsnummer, så vil man få feilmeldingen «MAGNET_EDAG-289» med informasjon om at arbeidsforhold av typen ordinært, maritimt eller frilanser må knyttes til en virksomhet/underenhet.

Du finner mer informasjon om regelendringene via denne lenken.

NB! Hvordan du håndterer overgang fra rapportering på juridisk til rapportering på virksomhetsnummer enklest avhenger av hvor mange ansatte du har i Agro.

1. Bedrifter med få ansatte

Med tanke på korrigeringer tilbake i tid kan det være fordelaktig å avslutte eksisterende arbeidsforhold på juridisk enhet og opprette et nytt arbeidsforhold på virksomhetsnummeret. Dette skal gjøres i et månedsskifte.

Trykk på Lønn i funksjonslisten til venstre. Trykk på Virksomheter/underenheter. Velg ny rad og fyll inn info. Virksomhetsnummer kan finnes via Brønnøysundregistrenes hjemmeside ved søk på organisasjonsnummer. Nederst på siden ser man da "Oversikt over registrerte virksomheter".

Svar "Nei" på spørsmålet "Ønsker du å knytte den registrerte virksomheten/underenheten til de ansattes arbeidsforhold?"

Trykk på Lønn > Ansatte > Ansattoversikt. Klikk på den aktuelle ansatte (ansattdetaljer). Trykk på fanen arbeidsforhold. Under Arbeidsforhold setter du sluttdato.

Angi sluttdato til siste dag i måneden før du ønsker at gå over til rapportering på virksomhetsnummer. Klikk "Lagre".

Velg "Nytt arbeidsforhold" nederst på siden.

 

Sett startdato til den 1. i den måneden du ønsker å rapportere på virksomhet og velg ønsket virksomhet i nedtrekksmenyen. Gjenta dette per ansatt som skal endres.

Når dette er gjort, er du klar til å kjøre lønn og sende a-melding fra den måneden du ønsker å starte rapporteringen på virksomhetsnummer.

1. Bedrifter med mange ansatte

Har du mange ansatte i Agro, kan du benytte vår nye funksjon for å knytte eksisterende arbeidsforhold til virksomhetsnummer.

Før du utfører denne operasjonen må du være oppmerksom på følgende:

- Overgangen må gjøres ved et månedsskifte. Du må altså være ferdig med foregående måned og ikke ha startet på påfølgende måned.

-Alle måneder før endringen må være ferdig kontrollert og avstemt så man unngår korreksjoner tilbake i tid. Det anbefales at A07 fra Altinn benyttes til denne avstemmingen.

Endring fra juridisk til virksomhet på de ansattes arbeidsforhold i Agro.

Virksomheten må først registreres i kontoen. Gå til Trykk på Lønn i funksjonslisten til venstre, så til fanen "Virksomheter/Underenheter". Velg "Ny rad" og fyll inn den nødvendige informasjonen. Virksomhetsnummer kan finnes via Brønnøysundregistrenes hjemmeside ved søk på organisasjonsnummer. Nederst på siden ser man da "Oversikt over registrerte virksomheter".

Når du første gang lagrer en ny virksomhet i Agro, så vil du få spørsmålet: "Ønsker du å knytte den registrerte virksomheten/underenheten til de ansattes arbeidsforhold?". Hvis man gjør dette, så vil alle ansatte bli knyttet til den nye virksomheten, og det er dette virksomhetsnummeret som vil benyttes på lønnsutbetalinger og a-meldinger.

Om du har flere virksomheter/underenheter, eller ønsker å gjøre den samme endingen i ettertid, kan dette gjøres via ansattoversikten. Huk av ønskede ansatte og klikk på "Endre ansattinformasjon". Så velger man korrekt virksomhet i nedtrekksmenyen og klikker på "Endre ansattinformasjon".

Korrigering av historiske a-meldinger

Vi anbefaler sterkt at samtlige historiske korreksjoner av lønn og arbeidsforhold gjøres før man endrer de ansattes arbeidsforhold. Hvis man likevel må korrigere tilbake i tid, så vær oppmerksom på at dette kan gi feilmeldingen "MAGNET_EDAG-108".

I eksempelet under tar vi utgangspunkt i at man har endret innrapportering fra juridisk til virksomhet i månedsskiftet oktober/november.

1.   I a-meldingen for oktober er alle arbeidsforhold rapportert inn på juridisk enhet.
2.   Etter innsendt a-melding i oktober endrer man tilknytning på arbeidsforholdene fra juridisk til virksomhet.
3.   Man kjører lønn for november og sender inn a-melding.

Etterpå oppdager man en feil på lønnskjøringen i oktober som må korrigeres. Man oppretter en ny lønnsutbetaling for oktober og sender inn en ny a-melding.

Returelding vil da vise følgende feilmeldinger:

 

Man får disse feilmeldingene fordi arbeidsforholdene nå er innrapportert både på juridisk enhet og virksomhet i oktober etter korrigeringen, men kun på virksomhetsnummeret i november. Rapportering også på juridisk enhet "etterlyses" derfor i november med feilmeldingen "MAGNET_EDAG-108".

Hvordan korrigerer jeg dette?

1.       Send kanselleringsmelding på samtlige a-meldinger i oktober og hent returmeldinger.
2.       Reverser og slett a-meldingene for oktober.
3.       Reverser lønnsutbetalingen i oktober der de ansatte var knyttet til juridisk enhet.
4.       Lag en ny lønnsutbetaling for oktober.
5.       Send inn ny a-melding for oktober.

Hvis man må korrigere a-meldinger lenger tilbake i tid, så vil man få feilmeldingen MAGNET_EDAG-108 på måneden etter måneden man korrigerer i. Vi anbefaler da at man kontakter Skatteetaten/A-ordningen og hører om det er mulig å se bort fra feilmeldingene så man slipper å korrigere samtlige måneder.