Kom i gang - Ny lønnsutbetaling

REGISTRERING AV ANSATTE:

Når man skal begynne å føre lønn i Agro, så må man først legge de ansatte inn i systemet. Dette gjøres via «Ansatte/Ny ansatt» i hovedmenyen.

Her legger man inn informasjon om den ansatte. Alle feltene med stjerne må fylles ut. Når man trykker «Opprett», så kommer man til fanen «Arbeidsforhold».

I arkfanen «Arbeidsforhold» registrerer man lønnsrelatert informasjon som blant annet personnummer, kontonummer, skattekommune, skattetrekk, faste tillegg og trekk og opptjente feriepenger fra i fjor eller hittil i år.

Det kan ikke registreres doble arbeidsforhold på en ansatt. Hvis noen har to eller flere arbeidsforhold hos samme arbeidsgiver må den ansatte opprettes så mange ganger som det er antall arbeidsforhold.

Man kan lett gjøre endringer på hver enkelt ansatt ved å gå inn i «Ansatte/Ansattoversikt» i hovedmenyen og klikke på navnet til den ansatte.

I arkfanen «Dokumentarkiv» kan det lastes opp dokumenter som gjelder hver enkelt ansatt, for eksempel ansettelsesontrakt, cv, søknad eller andre interessante dokumenter.

 I Arkfanen «Reskontro» vil alle postene fra de enkelte lønnskjøringene for den enkelte ansatte komme frem.

LØNNSINNSTILLINGER:

Det registreres en startdato for lønnsføring i systemet. Dette gjøres via «Lønn/Innstillinger». 

 

Lønnsinnstillinger består av tre skilleark, "Lønnsinnstillinger", "Lønnsarter" og "Lønnsregler".

Lønnsinnstillinger:

• Startdato bør settes til dagen man skal begynne å beregne lønn for de ansatte, ikke til dagen for den første lønnsutbetalingen.
• Andre innstillinger må gjennomgås for å sjekke om standardinnstillingene bør endres. Normalt trenger du ikke endre disse.

Lønnsarter:

• Normalt er det nok å bruke de standard lønnsartene som ligger i dette registeret. Hvis du har bruk for andre lønnsarter kan du opprette nye ved å klikke på >Ny lønnsart øverst til høyre i bildet. Ved opprettelse av nye lønnsarter er det veldig viktig å velge riktige innstillinger slik at beregning av forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og feriepenger blir riktig.

Lønnsregler:

• Under lønnsregler ligger det et standardoppsett som dekker behovet for de fleste tilfellene og du trenger derfor ikke endre dette. Om ønskelig kan du lage flere regelsett ved å trykke på ikonet for 'Kopier'

LØNNSUTBETALING:

Når man har lagret lønnsinnstillingene, så kan man betale ut lønn til de ansatte. Dette gjør man via «Lønn/Ny lønnsutbetaling» i hovedmenyen. Alle de ansatte vil nå ligge under den avdelingen de er oppført under. Man velger periode øverst til venstre på siden, velger hvilke ansatte det skal utbetales lønn for og klikker på 'Opprett'.

 

Hvis en ansatt står oppført med fast månedslønn, så vil systemet automatisk regne ut lønnen til den ansatte. Hvis en ansatt står oppført med timelønn, så må timene legges inn manuelt ved å velge «Ny rad» og en lønnskode for timelønn fra nedtrekksmenyen. 

Med Autopay vil man kunne utbetale lønn direkte i Agro. Man slipper å gå via nettbanken. Les mer om Autopay her.

Hvis man ikke har tjenesten Autopay i Agro-kontoen, så må man velge «Nettbank» som betalingsform. Da må man passe på at man faktisk utbetaler lønnen på den datoen man oppgir i Agro. Betaling av lønn blir da registrert i regnskapet og ansattpostene lukkes. 

Hvis man oppdager en feil etter at lønnsbilaget er opprettet, er det mulig å slette eller reversere bilaget i bilagsdetaljene via «Lønn/Lønnsbilag» i hovedmenyen.

En kopi av lønnsbilaget vil da bli opprettet som en ny lønnsutbetaling under bearbeiding slik at bilaget kan bli opprettet på nytt.