Sperring/avslutning av mva-terminer eller måneder

For ordens skyld: Du trenger ikke sperre mva-terminen(e) for å få riktig mva-oppgave eller regnskap.

Men for å sikre at et ferdig regnskap ikke blir endret, forsettlig eller ved uhell, vil det være fornuftig å sperre alle bilagsregistreringer når regnskapet er ferdig avstemt/godkjent.
Det kan gjøres enten ved å avslutte mva-termin eller ved å sperre bilag månedsvis. Begge deler forklares under:   

Velg Regnskap | Avslutning -> Periodeavslutning

Sjekk at du står i riktig år, og ta gjerne en sikkerhetskopi før du utfører denne handlingen.

Hvor mange mva-terminer klienten har, angir du i Klientarkivet (Klient -> Tilleggsopplysninger). Du kan her velge 0, 1, 6 eller 7. (7 betyr at du har både års-mva og 2-måneders mva, på ulike avdelinger).
Hvis du benytter flere avdelinger i regnskapet må du i tillegg angi  antall mva-terminer avdelingsvis, under Vedlikehold | Kontoplan -> Avdeling.

Rutinen for avslutning av mva-termin ikke være tilgjengelig dersom du har valgt 0 mva-terminer.

Avslutning av mva-termin innebærer at:

1) All merverdiavgift i aktuell termin blir overført til oppgjørskonto for merverdiavgift, konto 2740. Det blir produsert et eget overføringsbilag i bilagsserien 'Avgiftsoppgjør'. Dette bilaget blir datert siste dag i aktuell mva-termin.

2) Alle bilag i perioder som tilhører angitt termin vil bli sperret mot senere korrigering. Gjelder også bilag tilhørende avdelinger som har annen avgiftsbehandling. Vær særlig obs på dette i regnskap med landbruk (års-mva) kombinert med annen næring (2 mndr. mva). Landbruksregnskapet er da ofte ikke ajour hver 2. måned. Et alternativ kan da være å 'Sperre bilag for måned' (se under) istedenfor å avslutte mva-termin.

3) Perioder som inngår i angitt termin blir sperret mot videre bilagsføring.

Avslutning av mva-termin vil alltid skje kronologisk, med termin 1 som første. Du kan med andre ord ikke avslutte termin 3 før både termin 1 og 2 er avsluttet. Programmet holder selv orden på hvilke terminer som er avsluttet, og viser dette til høyre for knappen: 

Her vil du også se (med grønn skrift) hvilken termin som er klar for avslutning neste gang.

Før du avslutter mva-termin er det viktig at du nøye kontrollerer regnskapet for den aktuelle terminen. Eventuelle feil som blir oppdaget etter terminavslutning er litt vanskeligere å rette. En slik kontroll bør innebære:

1) Avstemming av alle gjeld- og kravkonti, og kontroll mot evt. kontoutskrift fra banker o.l.

2) Korrekturlesing av bilagsføringene, med tanke på slurvefeil.

3) Kjøre bokføringsspesifikasjon for hele regnskapet, og sjekke at denne er OK (sjekk kontrollsum til slutt i rapporten).

4) Skrive ut avgiftsoppgave (Årsoppgave eller Terminoppgave) for aktuell termin, og kontrollere at denne er korrekt. Dersom du lurer på hvordan tallene fremkommer kan du kjøre ut rapporten 'Spesifikasjon merverdiavgift'.

Mva-avslutningsrutinen har en innebygd kontroll på om regnskapet er i balanse. Ved ubalanse blir avslutning avbrutt, og du får beskjed om å korrigere ubalansen før avslutning kan skje. Bruk i så fall rapporten 'Bokføringsspesifikasjon' med varianten '... alle bilagsserier' for å avdekke årsaken til differansen.

 Ekstratermin på slutten av året

Selv om du har avsluttet alle mva-terminene, kan du likevel føre nye bilag med dato 31.12 og periode 13 (perioden må manuelt endres fra 12 til 13).
Bilagene havner da i mva-termin 7 (hvis du har 2mndr.-mva) eller mva-termin 2 (hvis du har års-mva).
Dette er aktuelt hvis du allerede har sendt inn mva-oppgave, men har behov for å føre flere bilag på slutten av året, evt. lage korreksjonsbilag til tidligere føringer.
Bilagene du fører i periode 13 havner i en egen mva-oppgave som du kan sende som tilleggsoppgave.
Periode 13 er ikke tilgjengelig før du har avsluttet alle tidligere mva-terminer.

Reversere avslutning av mva-termin

Hvis du likevel får behov for å føre bilag (eller korrigere) etter sperring, kan du reversere siste mva-avslutning ved å høyreklikke i avkryssingsboksene i bildet. Reversering av mva-avslutning innebærer at:

1) opprinnelig mva-avslutningspostering blir tilbakeført ved et nytt bilag i samme bilagsserie

2) aktuelle perioder blir gjenåpnet for postering

3) sperring på bilag i aktuell periode blir opphevet.

Programmet vil i forkant av en reversert mva-avslutning generere og lagre rapporten 'Pliktig dokumentasjon' for aktuelle perioder, som en dokumentasjon på hvordan regnskapet så ut før sperring ble opphevet.

 Sperre bilag for måned

Klienter som ikke har avgiftsterminer (0 terminer angitt i Klientarkiv) vil ikke få tilgang til å sperre bilagene ved hjelp av mva-avslutning, men kan isteden benytte rutine for sperring av bilag for måned.

Rutinen kan også brukes i regnskap som har mva, som en midlertidig sperring underveis i året. Her produseres ingen bilag, og det gir derfor ingen "spor" i regnskapet hvis man sperrer og senere opphever.
Denne rutinen anbefales derfor i regnskap som har både års-mva og 2månedersmva. (Man slipper fram- og tilbakeposteringene på mva-kontiene.)   

Ved sperring av bilag for måned skjer følgende:

1) Alle bilag i angitt måned blir sperret, og vil ikke senere kunne endres.

2) Angitt måned vil bli sperret for videre bilagsføring.

Sperring av bilag vil alltid skje kronologisk, med januar som første måned. Programmet holder selv orden på hvilke måneder som er sperret, og viser dette til høyre for knappen: 

Her vil du også se (med grønn skrift) hvilken måned som er neste for sperring.

Du kan oppheve sperring ved å høyreklikke i avkryssingsrutene.